Portale di inserimento clienti per allevamenti e laboratori convenzionati: come abbiamo ridotto i tempi di attivazione e allineato i documenti alla normativa sui dispositivi medici veterinari.
Prima di questo progetto, l'attivazione di un nuovo allevamento cliente passava attraverso moduli cartacei, scambi di email con allegati e verifiche manuali sui requisiti sanitari. Ogni nuovo contatto richiedeva in media tre settimane per arrivare alla prima fornitura, con frequenti richieste di integrazione perché un documento risultava mancante o non aggiornato. Il carico ricadeva quasi interamente su due referenti amministrativi, che gestivano anche le scadenze delle autorizzazioni già archiviate.
La necessità era chiara: un unico punto di raccolta per i dati anagrafici, i registri di stalla e le autorizzazioni sui dispositivi medici veterinari, con controlli automatici sulla completezza prima che la pratica arrivasse all'ufficio tecnico.
Abbiamo lavorato per step, partendo da un censimento dei documenti realmente richiesti nelle pratiche degli ultimi due anni. Da lì è emerso che circa un terzo dei campi raccolti non veniva mai utilizzato, mentre mancavano informazioni utili per la logistica, come le finestre di consegna e i referenti di stalla autorizzati al ritiro.
Il portale non sostituisce la verifica umana: la prepara. Ogni pratica arriva all'ufficio tecnico già completa, con un riepilogo delle anomalie rilevate e dei documenti da confermare.
Il lavoro si è svolto in quattro mesi, con rilascio progressivo a gruppi di clienti. Il vincolo principale era la varietà delle situazioni in stalla: un allevamento da latte con più siti produttivi non si configura come un piccolo allevamento da carne, e il modulo doveva reggere entrambe le casistiche senza diventare illeggibile.
Abbiamo quindi separato il percorso in due livelli: una parte comune a tutti i clienti e una sezione tecnica che si attiva solo quando il tipo di fornitura lo richiede. I referenti di stalla possono accedere con credenziali dedicate e caricare documenti successivi senza riaprire l'intera pratica.
Un secondo vincolo riguardava la tracciabilità: ogni modifica al profilo cliente deve restare registrata, con data, autore e motivazione. Questo è stato gestito con un registro interno consultabile dall'ufficio qualità durante le verifiche.
Il tempo medio di attivazione si è ridotto a pochi giorni per le pratiche complete. Le richieste di integrazione sono calate in modo netto, perché il sistema segnala subito i documenti mancanti o scaduti. I referenti amministrativi hanno recuperato tempo da dedicare al monitoraggio delle scadenze, invece che all'inseguimento dei singoli allegati.
Un effetto meno atteso: gli stessi allevamenti hanno iniziato a usare il portale per aggiornare in autonomia i dati logistici, riducendo le telefonate in fase di consegna e gli errori sugli indirizzi di scarico.
Il progetto resta aperto: stiamo lavorando all'allineamento con le ultime indicazioni ministeriali sui dispositivi medici veterinari, in particolare per la parte di registrazione e conservazione dei documenti di accompagnamento.
Per capire come questa impostazione si collega agli altri interventi, puoi leggere il workflow di prenotazione stagionale oppure vedere il quadro completo nella pagina progetti.